加快推進(jìn)電子檔案建設(shè) 助力集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展

當(dāng)今世界信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展日新月異，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化為特征的數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮蓬勃興起。黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視信息化工作，高瞻遠(yuǎn)矚、把握大勢(shì)，從黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展全局出發(fā)，提出了一系列新理念、新思想、新戰(zhàn)略，為促進(jìn)信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型指明了前進(jìn)方向，提供了根本遵循。

《中國(guó)共產(chǎn)黨第十九屆中央委員會(huì)第五次全體會(huì)議公報(bào)》及《中共中央關(guān)于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》提出了加快數(shù)字化發(fā)展，推進(jìn)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化的新要求。國(guó)務(wù)院國(guó)資委陸續(xù)出臺(tái)《對(duì)標(biāo)世界一流管理提升行動(dòng)》《國(guó)企改革三年行動(dòng)方案》等多項(xiàng)政策，要求企業(yè)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在生產(chǎn)方式、業(yè)務(wù)形態(tài)、商業(yè)模式等方面積極推動(dòng)數(shù)字化重構(gòu)升級(jí)。在這一背景下，施工企業(yè)工程檔案電子化已成為趨勢(shì)，檔案法的頒布也為電子檔案單軌制管理提供了法律依據(jù)。作為山東省最早推行項(xiàng)目管理和全國(guó)首批建筑工程施工總承包特級(jí)資質(zhì)企業(yè)，集團(tuán)在工程檔案電子化方向上再一次走在了全省前列，2020 年上線的施工資料信息化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了檔案資料在項(xiàng)目過程中的原生電子化，并于去年配合山東省檔案館進(jìn)行了電子檔案歸檔的試點(diǎn)工作。“十四五”期間集團(tuán)順應(yīng)國(guó)家檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，在項(xiàng)目工程資料電子化管理的基礎(chǔ)上開展工程檔案數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型，將“死檔案”變成“活信息”，實(shí)現(xiàn)了工程檔案可查詢、可追溯、可利用的信息化管理模式，建立全生命周期工程檔案管理系統(tǒng)助力集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展。

借助先進(jìn)的建設(shè)工程檔案電子化信息管理平臺(tái)，集團(tuán)系統(tǒng)性推進(jìn)工程檔案電子化管理，將工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)積累起來、利用起來、發(fā)揮出來，進(jìn)一步加強(qiáng)了工程檔案的“收、管、用”。以下為各級(jí)主管部門及集團(tuán)內(nèi)部電子檔案工作的具體推進(jìn)情況。

山東省檔案館電子檔案推進(jìn)情況

2021 年 12 月 16 日山東省檔案館發(fā)布魯檔館函〔2021〕39 號(hào)文《關(guān)于確定建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目的通知》，確定壹合廣場(chǎng)等 11 個(gè)項(xiàng)目為建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目，并從三個(gè)方面進(jìn)行了要求。

一、提高思想認(rèn)識(shí)

建設(shè)項(xiàng)目檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，電子文件歸檔和電子檔案管理是提升項(xiàng)目管理能力，管控信息資源，促進(jìn)信息化健康發(fā)展的重要舉措，各試點(diǎn)單位要充分把握電子文件發(fā)展的時(shí)代機(jī)遇，圍繞中心、服務(wù)大局，積極探索應(yīng)用新技術(shù)新方法，推動(dòng)形成具有推廣價(jià)值的科研成果，以檔案工作實(shí)際成效助力國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)重大戰(zhàn)略的實(shí)施。

二、加強(qiáng)組織推動(dòng)

各試點(diǎn)單位要認(rèn)真對(duì)照《通知》中試點(diǎn)任務(wù)的要求，進(jìn)一步明確試點(diǎn)范圍和目標(biāo)，細(xì)化試點(diǎn)任務(wù)和步驟，補(bǔ)充完善試點(diǎn)方案。試點(diǎn)方案確定后，試點(diǎn)單位要嚴(yán)格按照試點(diǎn)目標(biāo)和任務(wù)，組織檔案部門、信息技術(shù)和業(yè)務(wù)部門等協(xié)調(diào)推進(jìn)。

三、強(qiáng)化指導(dǎo)服務(wù)

各推薦單位結(jié)合本地區(qū)、本單位實(shí)際，做好試點(diǎn)工作跟蹤指導(dǎo)。相關(guān)檔案部門要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)服務(wù)指導(dǎo)供給，緊緊圍繞試點(diǎn)推進(jìn)情況，及時(shí)幫助發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，針對(duì)試點(diǎn)具體工作提出技術(shù)和理論服務(wù)。各試點(diǎn)單位每半年報(bào)送試點(diǎn)工作開展情況，我館將通過跟蹤指導(dǎo)、階段檢查、召開交流會(huì)、組織現(xiàn)場(chǎng)觀摩等方式，加強(qiáng)對(duì)試點(diǎn)工作的跟蹤督促。

濟(jì)南市檔案館電子檔案推進(jìn)情況

2022 年 9 月 30 日濟(jì)南市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局發(fā)布《濟(jì)南市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》的通知，明確指出有保存價(jià)值的電子檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體中，依賴計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的電子文件及其元數(shù)據(jù)。建設(shè)工程檔案的編制應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117 的要求）。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案接收進(jìn)程，建設(shè)全市城建檔案一體化平臺(tái)，建立房屋建筑工程檔案和市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案目錄數(shù)據(jù)庫，做好城建檔案信息資源的動(dòng)態(tài)維護(hù)和共享利用。

建設(shè)工程電子檔案的編制應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：

1、建設(shè)工程電子文件形成單位應(yīng)做好電子文件的收集、整理、歸檔工作；歸檔的電子文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映建設(shè)活動(dòng)的全過程。

2、建設(shè)工程電子文件的著錄應(yīng)按照現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城建檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323）進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)按照保證其真實(shí)性、完整性、有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)信息與數(shù)據(jù)。

3、建設(shè)單位應(yīng)將勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位移交的工程電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗(yàn)收階段電子檔案一起按項(xiàng)目進(jìn)行匯總，并對(duì)匯總后的電子檔案按要求進(jìn)行檢測(cè)；檢測(cè)合格后向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

4、建設(shè)單位應(yīng)督促各參建單位隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成、同步編制建設(shè)工程檔案，通過建設(shè)工程文件在線接收系統(tǒng)線上歸檔建設(shè)工程電子檔案（包括紙質(zhì)檔案掃描件）。

2023 年 3 月 21 日上午，濟(jì)南市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心城建檔案館黨支部、濟(jì)南市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心智慧住建發(fā)展部黨支部、濟(jì)南城建檔案學(xué)會(huì)及山東建工集團(tuán)第五分公司黨支部在壹合廣場(chǎng)項(xiàng)目開展了“‘項(xiàng)目突破年’優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境”法治主題黨日活動(dòng)。濟(jì)南市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心城建檔案館黨支部杜厚勤解讀了《〈濟(jì)南市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定〉實(shí)施細(xì)則》，劉永剛講解了《濟(jì)南市建設(shè)工程電子檔案在線接收系統(tǒng)》，工程部對(duì)筑業(yè)云資料及資料管理云平臺(tái)進(jìn)行了相關(guān)介紹

濟(jì)南市高新區(qū)電子檔案推進(jìn)情況

2023 年 3 月 29 日，濟(jì)南市高新區(qū)召開了“濟(jì)南市高新區(qū)建設(shè)‘一張圖’‘一鍵歸檔’推進(jìn)會(huì)”。會(huì)上提到，數(shù)字化圖紙一圖到底，強(qiáng)化監(jiān)管保障質(zhì)量安全，電子竣工圖一鍵歸檔，為項(xiàng)目交付提速。為了實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目“一套圖紙”多單位、多部門、多流程便捷使用，規(guī)范圖紙變更程序，最大限度減少工程質(zhì)量隱患和后期經(jīng)濟(jì)糾紛，濟(jì)南高新區(qū)依托“濟(jì)南市數(shù)字化圖紙閉環(huán)管理系統(tǒng)”與“濟(jì)南市高新區(qū)城建檔案在線服務(wù)平臺(tái)”互聯(lián)互通，在區(qū)域內(nèi)所有在建工程項(xiàng)目中，推廣建設(shè)工程全過程數(shù)字化圖紙閉環(huán)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了工程建設(shè)“一張圖”“一鍵歸檔”。具體是，工程建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、圖審、變更、施工、竣工驗(yàn)收、消防審驗(yàn)、檔案移交等各環(huán)節(jié)全面應(yīng)用數(shù)字化圖紙，參建單位按圖施工和圖紙變更，圖紙及變更審查程序全過程納入“濟(jì)南市數(shù)字化聯(lián)合閉環(huán)管理系統(tǒng)”。建設(shè)單位可將圖審后的電子圖紙轉(zhuǎn)發(fā)給各參建單位，解決圖審圖紙數(shù)量有限的問題，保障現(xiàn)場(chǎng)各單位、各層級(jí)均按圖審圖紙施工。

同時(shí)，工程建設(shè)項(xiàng)目的圖審、質(zhì)量安全監(jiān)督、消防、檔案移交等部門，均可在線上使用數(shù)字化圖紙實(shí)施監(jiān)管，最大程度上減少工程質(zhì)量隱患和后期經(jīng)濟(jì)糾紛。

建設(shè)工程檔案移交是建設(shè)工程項(xiàng)目竣工備案的前置條件，圖紙移交是其中的重要組成部分。而一個(gè)工程項(xiàng)目的圖紙從幾百張到上萬張不等，數(shù)量繁多，歸集難度大。如今，通過數(shù)字化圖紙閉環(huán)管理新模式，系統(tǒng)自動(dòng)編制電子竣工圖，避免竣工圖不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不完整的問題。基于數(shù)據(jù)端口的打通，工程竣工后，“濟(jì)南高新區(qū)城建檔案在線平臺(tái)”可以自動(dòng)獲取帶有電子簽章的電子竣工圖，城建檔案館不再收取紙質(zhì)竣工圖紙。及實(shí)操演示，活動(dòng)最后大家對(duì)推進(jìn)建設(shè)工程檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)行了交流研討。濟(jì)南市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心對(duì)集團(tuán)電子文件歸檔和電子檔案管理工作給予充分認(rèn)可和高度評(píng)價(jià)。本次活動(dòng)由濟(jì)南日?qǐng)?bào)進(jìn)行了專題報(bào)道。

集團(tuán)電子檔案推進(jìn)情況

集團(tuán)自 2019 年底開始對(duì)項(xiàng)目工程資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，2020 年與筑業(yè)軟件公司共同研發(fā)了山東建工集團(tuán)工程資料管理云平臺(tái)，通過云平臺(tái)的使用，實(shí)現(xiàn)了以下提升：

1. 公司加強(qiáng)了對(duì)工程資料管理的實(shí)時(shí)性管理，解決了檢查抽樣率不足的問題；

2. 方便公司隨時(shí)掌握項(xiàng)目資料進(jìn)度情況，解決項(xiàng)目資料管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、離散度大、水平參差不齊等問題，規(guī)范管理職責(zé)和工作流程；

3. 實(shí)現(xiàn)工程資料的同步、交圈、真實(shí)、有效；

4. 通過數(shù)據(jù)留存，提高公司及項(xiàng)目工程資料的綜合管理效率；

5. 解決了項(xiàng)目部多、單位工程數(shù)據(jù)多、項(xiàng)目分散不好統(tǒng)一管理的現(xiàn)象；

6. 解決了長(zhǎng)期以來針對(duì)工程資料缺少有效的管理手段的問題；

7. 實(shí)現(xiàn)了資料在線編輯、實(shí)時(shí)上傳、實(shí)時(shí)查看。

截至目前，共計(jì)對(duì) 219 個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行了公司內(nèi)部文件簽審，對(duì) 191 個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行了建筑工程資料簽審，審批表格 10393 張，產(chǎn)生源生電子文件表格 86187 張。通過對(duì)云平臺(tái)的深度應(yīng)用，減輕了程序的冗余，大幅提升了工作效率，主觀能動(dòng)性發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。同時(shí)，新冠疫情期間云平臺(tái)的優(yōu)越性也得以體現(xiàn)，通過云平臺(tái)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的簽審工作，可以有效減少人員間的相互接觸，保證項(xiàng)目持續(xù)正常運(yùn)行，減少因簽審問題帶來的后期項(xiàng)目履約風(fēng)險(xiǎn)。

自 2019 年至今，資料云平臺(tái)共計(jì)投入 48 萬元，初步推算節(jié)約人力成本約 30 萬元 / 年，節(jié)約掃描費(fèi)用約 191 萬 / 年，節(jié)約整理費(fèi)用約 191 萬 / 年。

壹合廣場(chǎng)項(xiàng)目五方簽章推進(jìn)情況

一、試點(diǎn)任務(wù)

1. 壹合廣場(chǎng)作為山東省檔案館的第一批試點(diǎn)單位，以電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化為核心，覆蓋建設(shè)項(xiàng)目電子文件“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”等全流程的管理體系。

2. 結(jié)合項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)實(shí)際情況，研究在建項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理中涉及的存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)、電子簽名、封裝和備份等關(guān)鍵技術(shù)，提出保證電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的解決方案。

3. 研究建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系，提出項(xiàng)目檔案僅以電子文件形式保存的實(shí)現(xiàn)方案。

4. 研究具有可操作性的建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理功能需求，提出適合項(xiàng)目管理需要的電子文件歸檔功能和電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案。

5. 研究大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，結(jié)合業(yè)務(wù)場(chǎng)景，提出電子檔案更好服務(wù)項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行和管理的方法。

二、試點(diǎn)范圍

依據(jù)濟(jì)南市重點(diǎn)建筑工程竣工檔案歸檔范圍，汽車配件廠一地塊開發(fā)項(xiàng)目的工程準(zhǔn)備階段文件（A 類）、監(jiān)理文件（B類）、施工文件（C 類）列入此次試點(diǎn)范圍。

截至 2022 年 12 月 31 日，山東建工集團(tuán)汽車配件廠一地塊開發(fā)項(xiàng)目試點(diǎn)項(xiàng)目用戶數(shù)量 54 個(gè)，形成工程資料電子文件共計(jì) 3947 份，其中已完成工程資料電子文件簽審 2080 份、集團(tuán)內(nèi)部文件簽審 72 份，工程資料電子化培訓(xùn) 7 次。項(xiàng)目試點(diǎn)自 2021 年 8 月啟動(dòng)，2022 年 9 月成功上線。

有賴于項(xiàng)目部齊心協(xié)力和領(lǐng)導(dǎo)們的大力支持，試點(diǎn)工作持續(xù)推進(jìn)。經(jīng)總結(jié)和復(fù)盤，采用建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理，提高了審批效率，降低了管理成本，減少了文件管理風(fēng)險(xiǎn)，豐富了企業(yè)知識(shí)庫，有利于企業(yè)信息化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展。

從上線后的運(yùn)行情況來看，系統(tǒng)完全滿足項(xiàng)目人員的資料編制需求，運(yùn)行期間狀態(tài)良好、日趨穩(wěn)定，數(shù)據(jù)更新和程序升級(jí)及時(shí)，內(nèi)外部顧問運(yùn)維服務(wù)響應(yīng)迅速，實(shí)現(xiàn)及時(shí)和有效的維護(hù)，問題第一時(shí)間能夠溝通解決，為集團(tuán)公司全面推廣建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理奠定了基礎(chǔ)。

道阻且長(zhǎng)，行則將至，行而不輟，未來可期。讓我們更加緊密地團(tuán)結(jié)起來，把學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想與推進(jìn)電子檔案建設(shè)深度結(jié)合，樹立敢于擔(dān)當(dāng)、勇于作為的先鋒意識(shí)，促進(jìn)集團(tuán)在創(chuàng)新發(fā)展階段再立新功，助力企業(yè)加快實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，為把集團(tuán)打造成為省內(nèi)建筑企業(yè)“排頭兵”而努力奮斗！

（集團(tuán)工程部 黃澤鋒）